Główny Organizacje Non-Profit 40 pomysłów na tworzenie i promowanie raportu rocznego dla organizacji non-profit

40 pomysłów na tworzenie i promowanie raportu rocznego dla organizacji non-profit

non-profit coroczny raport układ treści wykresy danych dawcy wolontariuszeKażdego roku organizacje non-profit mają możliwość informowania swoich darczyńców i ogółu społeczeństwa o swoich postępach, osiągnięciach i finansach w rocznym raporcie. Niektórzy publikują raport w nowym roku, inni pod koniec znaczącego kwartału. Raport to doskonała okazja, aby pokazać ludziom, jak realizujesz swoją misję, poprzez historie, statystyki i zdjęcia. Wypróbuj te pomysły, aby stworzyć i promować swój następny raport roczny.

Pierwsze kroki: planowanie i zarządzanie projektami

  1. Publiczność - Najpierw rozważ swoją publiczność. Raporty roczne są zwykle sporządzane na dwa sposoby. Czy przemawiasz do ogółu społeczeństwa czy konkretnie do darczyńców? Język, którego używasz w raporcie, powinien odzwierciedlać twoich odbiorców. Jeśli raport jest przeznaczony dla dawców, upewnij się, że zawiera odpowiedzi na istotne obawy i zawiera odpowiedzi na pytania. Jeśli projektujesz go dla ogółu społeczeństwa, język powinien być informacyjny i łatwy do odczytania i odczytania przez każdego.
  2. Kierowany przez dawców Język - Jeśli raport dotyczy konkretnego darczyńcy, skup się na wdzięczności, używając języka odzwierciedlającego zaangażowanie i wkład. Na przykład: „Pomogłeś umożliwić następującą inicjatywę…” Postaraj się stworzyć kawałek, który Twoi darczyńcy chcieliby trzymać na stoliku do kawy, aby podzielić się nim z innymi. Darczyńcy powinni rozumieć cel Twojej organizacji i rozumieć, że osiągnięcia organizacji non-profit są również ich osiągnięciami. Należy pamiętać, że darczyńcy często przekazują datki na wiele sposobów, nie tylko finansowe.
  3. Napędzany publicznie Język - Ogół społeczeństwa powinien mieć możliwość łatwego przeczytania raportu i zrozumienia wizji organizacji non-profit, a zwłaszcza sposobu realizacji tej misji w ciągu roku. Unikaj konkretnego języka, który może mieć sens tylko dla darczyńców lub osób z zewnątrz.
  4. Budżet - Zdefiniuj budżet projektu i sposób jego alokacji podczas tworzenia raportu rocznego. Budżet pomoże określić format i zasoby.
  5. Planować naprzód - Utwórz szczegółową oś czasu projektu i system śledzenia postępów w raportach. Zbadaj opcje outsourcingu i uwzględnij je w ogólnym harmonogramie. Czy dasz swoim odbiorcom wybór sposobu wyświetlania treści na telefonie komórkowym lub komputerze, wideo lub posta na blogu? Czy umieścisz do niego link w swojej aplikacji czy w kampanii e-mailowej? Zaplanuj odpowiednio.
  6. Skala pełzania zakresu - Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy ogólny harmonogram i plan projektu rozszerzają się w trakcie jego realizacji, co powoduje zmianę ogólnego wyniku lub produktu dostarczanego. W świecie zarządzania projektami pełzanie zakresu jest częstym problemem i dobrze służy członkom zespołu, aby to zauważyć, a nawet zaplanować. Kiedy wyczujesz tę zmianę, poświęć chwilę, aby wejść na tę samą stronę ze swoim zespołem i wyraźnie określić, jakie zmiany w projekcie będą oznaczały dla całej osi czasu.

Wszystko o optyce: wybierz swój format

  1. Krótki format - Krótkie raporty roczne mają co najwyżej od trzech do czterech stron i stanowią krótką informację opisującą kluczowe dla misji wyniki Twojej organizacji. Krótkie raporty podkreślają informacje na poziomie strategicznym i zakładają, że ludzie znają już organizację od podszewki. Uwzględnij informacje o tym, gdzie Twoi odbiorcy mogą się udać, aby znaleźć bardziej szczegółowe informacje.
  2. Długi format - Długie raporty mają więcej niż pięć stron, zawierają różnorodne treści i zwykle zawierają informacje i inspiracje w postaci historii. Rozważ dołączenie spisu treści, aby użytkownicy mogli szybko odwołać się do sekcji, którymi są najbardziej zainteresowani.
  3. Rozważ multimedia - Aby wyróżnić się na tle innych organizacji, pomyśl o nietradycyjnym formacie swojego raportu. Wybierz formę mediów, która jest wyjątkowa i zgodna z Twoją organizacją non-profit - na przykład nagranie wideo osób, którym pomagasz za granicą lub esej fotograficzny zawierający lokalne studium przypadku. Jeśli Twoja organizacja ma podcast, zaplanuj spędzenie czasu na dzieleniu się wynikami i historiami z raportu. Dostosuj format do swojej organizacji i ograniczeń budżetowych. Na przykład, jeśli jesteś agencją środowiskową, możesz wydrukować kilka raportów na temat drewna lub materiałów pochodzących z recyklingu.
  4. Niech to będzie sztuka - Wybierz motyw lub plan projektu, który pasuje do Twojej branży. Na przykład organizacja non-profit zajmująca się fotografią może sporządzić roczny raport na odwrocie serii swoich oryginalnych zdjęć. Jako dodatkowy bonus, darczyńcy mogą zachować i oprawić raport jako dzieło sztuki dla swoich domów.
  5. Układ wizualny - Zdecyduj się na kolory szablonu i ostateczny format (druk lub cyfrowy). Której wersji Twojego logo użyjesz? Oddzielne bloki tekstu ze zdjęciami i wyciągniętymi cytatami zawierającymi statystyki, grafiki lub studia przypadków. Użyj interaktywnych infografik lub animowanych osi czasu, aby zilustrować statystyki i kamienie milowe, aby ułatwić ich czytanie. Pamiętaj, białe miejsce to twój przyjaciel. Chcesz korzystać z doskonałych treści i utrzymywać je krótkie, a jednocześnie wyświetlać najlepsze wyniki.
  6. Fotografie - Użyj artystycznych fotografii (zamiast tekstu), aby zaangażować czytelnika i opowiedzieć swoją historię. Sprawdź witryny internetowe, które oferują bezpłatne lub tanie zdjęcia stockowe albo rozważ zakup zdjęć od lokalnego fotografa z Twojej okolicy. Wyświetlaj każdą stronę swojego raportu jako najlepszą nieruchomość i nadaj jej znaczenie i atrakcyjność.
Formularz rejestracji na uroczystą galę charytatywną dla organizacji non-profit wolontariusze budują siedlisko budowlane niebieski formularz rejestracji

Tworzenie treści: co uwzględnić

  1. Opowiedz pełną historię - W długim raporcie opowiedz wyczerpującą historię od pierwszej do ostatniej strony. Historie chwytają i angażują ludzkie serca, a nie tylko umysły. Umieść najlepsze zdjęcie na okładce i upewnij się, że wszystkie studia przypadków zawierają zdjęcie. Jeśli drukujesz i oprawiasz raport, porozmawiaj ze swoją drukarką o rozdzielczości zdjęć, prasie platerowanej i opcjach druku cyfrowego. Aby mieć pewność, że osiągniesz swoje ogólne cele, poświęć chwilę na stworzenie scenorysu pełnego raportu przed napisaniem i zebraniem treści. Wyjaśnij „dlaczego” dla raportu i dla swojej organizacji jako całości i wyjaśnij to jasno.
  2. Świętować - Niech twój raport będzie uroczysty. Raport roczny to doskonała okazja do uczczenia dokonań minionego roku. Czasami uczenie się oznacza uczenie się zarówno na porażkach, jak i sukcesach. Trzymaj się pozytywnego języka i patrz, jak to zmienia.
  3. Przyznaj się do porażki - Bądź gotów zauważyć awarię, jeśli ma to zastosowanie. Na przykład: „Próbowaliśmy X i to nie zadziałało, ale nauczyliśmy się X z niego, więc przyspieszyło to naszą sprawę”. Większość dawców nie ma nic przeciwko obliczonemu ryzyku. Po prostu bądź szczery i zwróć uwagę, jak się z tego nauczyłeś.
  4. Studium przypadku - Uwzględnij co najmniej jedno studium przypadku lub historię wpływu z dziedziny. Po przeczytaniu ludzie powinni czuć się zainspirowani i gotowi do działania. Pamiętaj też, by była krótka, aby ludzie chętniej ją przeczytali.
  5. List Prezydenta - Dołącz szczery list od prezesa lub dyrektora generalnego. Powinno to obejmować to, z czego jest najbardziej dumny w minionym roku i jego wizję na nadchodzący rok.
  6. cytaty I potwierdzenia - Jeśli to możliwe, dołącz cytaty beneficjentów i rekomendacje osób, którym służyłeś. Łączy czytelnika z beneficjentami i ożywia misję organizacji. Używaj cytatów i rekomendacji od ludzi cieszących się dużym uznaniem, które są zgodne z misją i wizją Twojej organizacji non-profit.
  7. Deklaracje misji i wizji - Uwzględnij swoją misję i / lub deklarację wizji, a następnie upewnij się, że raport zawiera informacje o tym, jak realizujesz tę wizję i misję. Pokaż konkretne rezultaty, a także inspirujące narracje. Powinno to pomóc odbiorcom w zrozumieniu problemu, który Twoja organizacja non-profit stara się rozwiązać, oraz tego, co robi Twoja organizacja, aby pomóc.
  8. Różnorodność - Sprawdź swoje obrazy i treści, aby upewnić się, że używa się w nich otwartego języka, który spodoba się różnym czytelnikom. Twoje treści i obrazy powinny odzwierciedlać populację, którą obsługuje Twoja organizacja non-profit.
  9. Weź pod uwagę prawa autorskie - Cytuj niezbędne źródła cytatów lub danych w swoim raporcie i podaj kredyt dla wypożyczonych zdjęć lub treści. Zbadaj prawa autorskie swojej branży, aby upewnić się, że projekt jest zgodny z protokołem.
  10. Informacje kontaktowe - Podaj informacje kontaktowe swojej organizacji non-profit na dole raportu, w tym adres pocztowy, numer telefonu, adresy strony internetowej i mediów społecznościowych. Jeśli ludzie są gotowi dać coś po obejrzeniu raportu, upewnij się, że masz do tego sposób krok po kroku.
  11. Agencje akredytujące - Wymień wszystkie agencje akredytujące, do których należysz, takie jak Better Business Bureau lub Charity Navigator. Zaplanuj dostarczenie im stosu raportów drukowania w celu wyświetlenia.

Pieniądze: szczegóły finansowe

  1. Zobowiązanie do przejrzystości - Raportuj dokładnie i spraw, aby dane finansowe były łatwe do odczytania. Użyj wykresu kołowego z łatwym do odczytania kluczem, aby uzyskać ogólne podsumowanie finansowe i daj ludziom znać, gdzie mogą uzyskać dostęp do poprzednich raportów rocznych lub lat 90. Pokaż, jaką część budżetu przeznacza się na administrację, a ile na koszty programu.
  2. Wykresy - Użyj wykresów, aby zrównać liczby z faktami w czasie rzeczywistym. Większość ludzi przegląda roczne raporty, więc podkreśl wszystko, co ma większe znaczenie. Dla ludzi, którzy chcą się przez to przebić, upewnij się, że Twój podział działań, zysków i innych dochodów jest jasny. Pokaz slajdów to doskonały format do wyświetlania wykresów i wykresów.
  3. Wpływ na finanse - Wyjaśnij wpływ i sposób zmiany życia. Powinieneś mieć tutaj kilka punktów i grafik z łatwymi do odczytania numerami, prostą grafiką i zdjęciami. Na przykład: „W zeszłym roku 1000 dzieci otrzymało korepetycje, opiekę i pożywne przekąski w ramach naszego programu pozaszkolnego”. Postaraj się uwzględnić 5 kluczowych wyróżnień. Jeśli dodasz więcej, informacje zaczną się gubić. Użyj grafiki, aby zachować atrakcyjność wizualną.
  4. Sprawdzanie faktów - Sprawdź i dokładnie sprawdź wszystkie statystyki i cytaty, a także pisownię nazw używanych w raporcie. Zaplanuj kilka faz przeglądu, tak aby wiele osób mogło sprawdzić błędy.

Skoncentruj się na celu: podziękuj współpracownikom i obsadź wizję

  1. Zespół - Przedstaw ludzi swoim pracownikom lub zespołowi wykonawczemu w większych organizacjach. Może to być na pasku bocznym obok innych istotnych informacji. W nieformalnym raporcie możesz podzielić się głupimi faktami na temat pracowników. Aby uzyskać bardziej formalne wprowadzenie, udostępnij zdjęcia w głowę i krótką biografię.
  2. Zarząd - Uwzględnij nazwiska i role członków zarządu. Zaplanuj danie każdemu członkowi zarządu stos wydrukowanych raportów, aby podzielić się nimi ze znajomymi. Nie zapomnij podziękować zarządowi za ich usługi i wiele sposobów, w jakie wnoszą wkład w ogólną organizację.
  3. Wyróżnienie dawcy - Niektóre duże organizacje non-profit lubią wyróżniać głównych współpracowników. Możesz je wymienić na pasku bocznym lub mieć pola „Donor Spotlight” zawierające krótkie historie.
  4. Podziękowania - Rozważ dołączenie podziękowań od członków zespołu na wszystkich poziomach: dyrektorów, redaktorów, zarządu, administracji. Dodaje to inny element osobisty, pomagający wzmocnić więź między dawcami a personelem.
  5. Szczere zdjęcia - Zastanów się nad dołączeniem zabawnych zdjęć zza kulis lub szczerych zdjęć. Pomaga to dawcom lepiej Cię zrozumieć i poznać oraz poczuć się bardziej zaangażowanym. Obrazy te mogą pełnić funkcję postów w mediach społecznościowych do promocji raportów.
  6. Wizja przyszłości - Większość raportów rocznych zwraca uwagę na to, co wydarzyło się w minionym roku, ale rozważ także przedstawienie swojej wizji na następny rok, trzy lata lub pięć lat. Daje to ważny powód, dla którego darczyńcy nadal inwestują w organizację.

Daj znać: jak promować

  1. Dopasuj do formatu - Dostosuj plan promocji na podstawie formatu raportu. Na przykład, jeśli odsłaniasz konkretną stronę internetową lub nową sekcję witryny z informacjami o raporcie, będziesz chciał ją przetestować i rozwiązać błędy przed upublicznieniem. Kiedy będzie gotowe, wyślij e-mail do swoich darczyńców z odpowiednim linkiem lub podglądem, aby zachęcić ich do kliknięcia i przeczytania więcej. Jeśli tworzysz wydruk, zaplanuj, aby był dostępny w formacie PDF i w postaci papierowej. Plik PDF powinien być również dostępny do przeglądania i pobierania w Twojej witrynie internetowej. Kopie papierowe mogą być w formie broszury, broszury lub plakatu.
  2. Opakowanie - Wysyłaj roczne raporty do każdego darczyńcy z listem z podziękowaniami. Jeśli wysyłasz wersję papierową, rozważ oryginalne opakowanie / przesyłkę, która jest unikalna dla Twojej organizacji non-profit. Zastanów się również, do kogo ją wysyłasz. Wielu młodszych dawców woli kopie elektroniczne, a starsi - wersje papierowe. Nie zawsze tak jest, dlatego ważne jest, aby znać swoich dawców i ich preferencje.
  3. Treści w mediach społecznościowych - Na początku harmonogramu projektu rozważ napisanie treści w mediach społecznościowych dla kanałów, których będziesz używać do promowania raportu.
  4. Zaplanuj wydarzenie - Połącz publikację raportu rocznego z wydarzeniem, które Twoja organizacja już organizuje, takim jak kolacja z okazji uroczystości wolontariatu lub firmowa impreza rocznicowa. Nie masz nadchodzącego wydarzenia? Zaplanuj jedno i ciesz się ciężką pracą wykonaną przez Twoją organizację w tym roku. Upewnij się, że członkowie twojego zarządu zobaczą raport przed tym wydarzeniem, aby mogli się do niego odwołać podczas rozmowy z personelem i wolontariuszami.
  5. Dostarcz ręcznie - Jeśli to możliwe, dostarczaj ręcznie papierowe raporty roczne. Dodaje osobisty charakter i daje ofiarodawcom możliwość zaangażowania się i zadawania pytań.
  6. Połączenie konferencyjne - Niektóre organizacje non-profit odkładają wszystkie formalne raporty na ogólnokrajową telekonferencję, podczas której dyrektor generalny lub dyrektor wykonawczy prowadzi dyskusję z interesariuszami i darczyńcami na temat postępów i wpływu ostatniego roku. Zapewnia to osobistą dyskusję, opcję pytań i odpowiedzi oraz informacje w czasie rzeczywistym.
  7. Interaktywne multimedia - Oprócz opcji cyfrowych niektóre organizacje non-profit tworzą interaktywne strony internetowe na potrzeby swoich raportów rocznych, które ładują statystyki w czasie rzeczywistym lub zawierają animacje do infografik. Wysyłaj linki do obecnych i potencjalnych darczyńców i umieszczaj je w postach w mediach społecznościowych. Zdobądź trakcję w swojej społeczności, wysyłając raport do lokalnych mediów.

Ty i Twoi pracownicy będziecie cieszyć się tworzeniem raportu rocznego, pamiętając i świętując miniony rok. Powinno być zachęcające dla pracowników, darczyńców i wolontariuszy, aby dostrzegli ich wpływ i służyli jako narzędzie do napędzania Twojej organizacji do przodu. Pamiętaj, że stanie się on również cennym źródłem do rozwijania nowych partnerstw. Ciesz się, jak pamiętasz i świętuj!

Andrea Johnson jest rodowitym Teksańczykiem, obecnie mieszkającym w Charlotte w Północnej Karolinie z mężem i dwiema córkami. Lubi biegać, fotografować i dobrą czekoladę.


DesktopLinuxAtHome ułatwia organizowanie organizacji non-profit.


Ciekawe Artykuły

Wybór Redakcji

Zdobądź darmowe łupy w Call of Duty: Warzone i Black Ops Cold War – oto jak
Zdobądź darmowe łupy w Call of Duty: Warzone i Black Ops Cold War – oto jak
PRIME Gaming oferuje swoim członkom wybór łupów z Call of Duty: Warzone i Black Ops z czasów zimnej wojny. W sumie dostępne są trzy zrzuty pakietów, które obejmują również Call of Duty: Mobile, a także dwa ...
Opera 59: Odznaki powiadomień na ikonie paska zadań
Opera 59: Odznaki powiadomień na ikonie paska zadań
Opera 59 może wyświetlać plakietki powiadomień o nowych wiadomościach i wydarzeniach dla wbudowanych klientów komunikatora, w tym WhatsApp, Telegram, Facebook. ten
Data premiery Huawei Mate 30 została potwierdzona – ale nowy „zabójca iPhone’a” może NIE mieć aplikacji Google
Data premiery Huawei Mate 30 została potwierdzona – ale nowy „zabójca iPhone’a” może NIE mieć aplikacji Google
Jak wynika z krótkiego zwiastuna zamieszczonego na Twitterze, HUAWEI wkrótce wprowadzi na rynek swój najnowszy telefon. Oficjalny klip potwierdził, że seria Mate 30 zostanie zaprezentowana w Monachium w Niemczech we wrześniu…
Wszystko, co musisz wiedzieć o Firefoksie 42
Wszystko, co musisz wiedzieć o Firefoksie 42
Firefox 42 jest dostępny na komputery stacjonarne i na Androida. Oto główne zmiany w Firefoksie 42.
Światło zodiakalne: W tym tygodniu możesz zobaczyć dziwną „piramidę światła”, która wygląda jak „drugi zachód słońca”
Światło zodiakalne: W tym tygodniu możesz zobaczyć dziwną „piramidę światła”, która wygląda jak „drugi zachód słońca”
STARGAZERS powinni w tym tygodniu zwrócić uwagę na dziwaczne zjawisko świetlne znane jako „światło zodiakalne”. To najlepsza pora roku, aby dostrzec drugi blask przypominający zachód słońca na wieczornym niebie…
Nowa funkcja: Zdjęcia profilowe
Nowa funkcja: Zdjęcia profilowe
Microsoft wycofuje Remix 3D 10 stycznia 2020 r.
Microsoft wycofuje Remix 3D 10 stycznia 2020 r.
Witryna internetowa Remix 3D firmy Microsoft umożliwia użytkownikom programu Paint 3D pobieranie obiektów 3D z repozytorium online i udostępnianie ich dzieł innym użytkownikom. To jest