40 pomysłów na tworzenie i promowanie raportu rocznego dla organizacji non-profit

Każdego roku organizacje non-profit mają możliwość informowania swoich darczyńców i ogółu społeczeństwa o swoich postępach, osiągnięciach i finansach w rocznym raporcie. Niektórzy publikują raport w nowym roku, inni pod koniec znaczącego kwartału. Raport to doskonała okazja, aby pokazać ludziom, jak realizujesz swoją misję, poprzez historie, statystyki i zdjęcia. Wypróbuj te pomysły, aby stworzyć i promować swój następny raport roczny.

Pierwsze kroki: planowanie i zarządzanie projektami

1. Publiczność - Najpierw rozważ swoją publiczność. Raporty roczne są zwykle sporządzane na dwa sposoby. Czy przemawiasz do ogółu społeczeństwa czy konkretnie do darczyńców? Język, którego używasz w raporcie, powinien odzwierciedlać twoich odbiorców. Jeśli raport jest przeznaczony dla dawców, upewnij się, że zawiera odpowiedzi na istotne obawy i zawiera odpowiedzi na pytania. Jeśli projektujesz go dla ogółu społeczeństwa, język powinien być informacyjny i łatwy do odczytania i odczytania przez każdego.
2. Kierowany przez dawców Język - Jeśli raport dotyczy konkretnego darczyńcy, skup się na wdzięczności, używając języka odzwierciedlającego zaangażowanie i wkład. Na przykład: „Pomogłeś umożliwić następującą inicjatywę…” Postaraj się stworzyć kawałek, który Twoi darczyńcy chcieliby trzymać na stoliku do kawy, aby podzielić się nim z innymi. Darczyńcy powinni rozumieć cel Twojej organizacji i rozumieć, że osiągnięcia organizacji non-profit są również ich osiągnięciami. Należy pamiętać, że darczyńcy często przekazują datki na wiele sposobów, nie tylko finansowe.
3. Napędzany publicznie Język - Ogół społeczeństwa powinien mieć możliwość łatwego przeczytania raportu i zrozumienia wizji organizacji non-profit, a zwłaszcza sposobu realizacji tej misji w ciągu roku. Unikaj konkretnego języka, który może mieć sens tylko dla darczyńców lub osób z zewnątrz.
4. Budżet - Zdefiniuj budżet projektu i sposób jego alokacji podczas tworzenia raportu rocznego. Budżet pomoże określić format i zasoby.
5. Planować naprzód - Utwórz szczegółową oś czasu projektu i system śledzenia postępów w raportach. Zbadaj opcje outsourcingu i uwzględnij je w ogólnym harmonogramie. Czy dasz swoim odbiorcom wybór sposobu wyświetlania treści na telefonie komórkowym lub komputerze, wideo lub posta na blogu? Czy umieścisz do niego link w swojej aplikacji czy w kampanii e-mailowej? Zaplanuj odpowiednio.
6. Skala pełzania zakresu - Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy ogólny harmonogram i plan projektu rozszerzają się w trakcie jego realizacji, co powoduje zmianę ogólnego wyniku lub produktu dostarczanego. W świecie zarządzania projektami pełzanie zakresu jest częstym problemem i dobrze służy członkom zespołu, aby to zauważyć, a nawet zaplanować. Kiedy wyczujesz tę zmianę, poświęć chwilę, aby wejść na tę samą stronę ze swoim zespołem i wyraźnie określić, jakie zmiany w projekcie będą oznaczały dla całej osi czasu.

Wszystko o optyce: wybierz swój format

7. Krótki format - Krótkie raporty roczne mają co najwyżej od trzech do czterech stron i stanowią krótką informację opisującą kluczowe dla misji wyniki Twojej organizacji. Krótkie raporty podkreślają informacje na poziomie strategicznym i zakładają, że ludzie znają już organizację od podszewki. Uwzględnij informacje o tym, gdzie Twoi odbiorcy mogą się udać, aby znaleźć bardziej szczegółowe informacje.
8. Długi format - Długie raporty mają więcej niż pięć stron, zawierają różnorodne treści i zwykle zawierają informacje i inspiracje w postaci historii. Rozważ dołączenie spisu treści, aby użytkownicy mogli szybko odwołać się do sekcji, którymi są najbardziej zainteresowani.
9. Rozważ multimedia - Aby wyróżnić się na tle innych organizacji, pomyśl o nietradycyjnym formacie swojego raportu. Wybierz formę mediów, która jest wyjątkowa i zgodna z Twoją organizacją non-profit - na przykład nagranie wideo osób, którym pomagasz za granicą lub esej fotograficzny zawierający lokalne studium przypadku. Jeśli Twoja organizacja ma podcast, zaplanuj spędzenie czasu na dzieleniu się wynikami i historiami z raportu. Dostosuj format do swojej organizacji i ograniczeń budżetowych. Na przykład, jeśli jesteś agencją środowiskową, możesz wydrukować kilka raportów na temat drewna lub materiałów pochodzących z recyklingu.
10. Niech to będzie sztuka - Wybierz motyw lub plan projektu, który pasuje do Twojej branży. Na przykład organizacja non-profit zajmująca się fotografią może sporządzić roczny raport na odwrocie serii swoich oryginalnych zdjęć. Jako dodatkowy bonus, darczyńcy mogą zachować i oprawić raport jako dzieło sztuki dla swoich domów.
11. Układ wizualny - Zdecyduj się na kolory szablonu i ostateczny format (druk lub cyfrowy). Której wersji Twojego logo użyjesz? Oddzielne bloki tekstu ze zdjęciami i wyciągniętymi cytatami zawierającymi statystyki, grafiki lub studia przypadków. Użyj interaktywnych infografik lub animowanych osi czasu, aby zilustrować statystyki i kamienie milowe, aby ułatwić ich czytanie. Pamiętaj, białe miejsce to twój przyjaciel. Chcesz korzystać z doskonałych treści i utrzymywać je krótkie, a jednocześnie wyświetlać najlepsze wyniki.
12. Fotografie - Użyj artystycznych fotografii (zamiast tekstu), aby zaangażować czytelnika i opowiedzieć swoją historię. Sprawdź witryny internetowe, które oferują bezpłatne lub tanie zdjęcia stockowe albo rozważ zakup zdjęć od lokalnego fotografa z Twojej okolicy. Wyświetlaj każdą stronę swojego raportu jako najlepszą nieruchomość i nadaj jej znaczenie i atrakcyjność.

Tworzenie treści: co uwzględnić

13. Opowiedz pełną historię - W długim raporcie opowiedz wyczerpującą historię od pierwszej do ostatniej strony. Historie chwytają i angażują ludzkie serca, a nie tylko umysły. Umieść najlepsze zdjęcie na okładce i upewnij się, że wszystkie studia przypadków zawierają zdjęcie. Jeśli drukujesz i oprawiasz raport, porozmawiaj ze swoją drukarką o rozdzielczości zdjęć, prasie platerowanej i opcjach druku cyfrowego. Aby mieć pewność, że osiągniesz swoje ogólne cele, poświęć chwilę na stworzenie scenorysu pełnego raportu przed napisaniem i zebraniem treści. Wyjaśnij „dlaczego” dla raportu i dla swojej organizacji jako całości i wyjaśnij to jasno.
14. Świętować - Niech twój raport będzie uroczysty. Raport roczny to doskonała okazja do uczczenia dokonań minionego roku. Czasami uczenie się oznacza uczenie się zarówno na porażkach, jak i sukcesach. Trzymaj się pozytywnego języka i patrz, jak to zmienia.
15. Przyznaj się do porażki - Bądź gotów zauważyć awarię, jeśli ma to zastosowanie. Na przykład: „Próbowaliśmy X i to nie zadziałało, ale nauczyliśmy się X z niego, więc przyspieszyło to naszą sprawę”. Większość dawców nie ma nic przeciwko obliczonemu ryzyku. Po prostu bądź szczery i zwróć uwagę, jak się z tego nauczyłeś.
16. Studium przypadku - Uwzględnij co najmniej jedno studium przypadku lub historię wpływu z dziedziny. Po przeczytaniu ludzie powinni czuć się zainspirowani i gotowi do działania. Pamiętaj też, by była krótka, aby ludzie chętniej ją przeczytali.
17. List Prezydenta - Dołącz szczery list od prezesa lub dyrektora generalnego. Powinno to obejmować to, z czego jest najbardziej dumny w minionym roku i jego wizję na nadchodzący rok.
18. cytaty I potwierdzenia - Jeśli to możliwe, dołącz cytaty beneficjentów i rekomendacje osób, którym służyłeś. Łączy czytelnika z beneficjentami i ożywia misję organizacji. Używaj cytatów i rekomendacji od ludzi cieszących się dużym uznaniem, które są zgodne z misją i wizją Twojej organizacji non-profit.
19. Deklaracje misji i wizji - Uwzględnij swoją misję i / lub deklarację wizji, a następnie upewnij się, że raport zawiera informacje o tym, jak realizujesz tę wizję i misję. Pokaż konkretne rezultaty, a także inspirujące narracje. Powinno to pomóc odbiorcom w zrozumieniu problemu, który Twoja organizacja non-profit stara się rozwiązać, oraz tego, co robi Twoja organizacja, aby pomóc.
20. Różnorodność - Sprawdź swoje obrazy i treści, aby upewnić się, że używa się w nich otwartego języka, który spodoba się różnym czytelnikom. Twoje treści i obrazy powinny odzwierciedlać populację, którą obsługuje Twoja organizacja non-profit.
21. Weź pod uwagę prawa autorskie - Cytuj niezbędne źródła cytatów lub danych w swoim raporcie i podaj kredyt dla wypożyczonych zdjęć lub treści. Zbadaj prawa autorskie swojej branży, aby upewnić się, że projekt jest zgodny z protokołem.
22. Informacje kontaktowe - Podaj informacje kontaktowe swojej organizacji non-profit na dole raportu, w tym adres pocztowy, numer telefonu, adresy strony internetowej i mediów społecznościowych. Jeśli ludzie są gotowi dać coś po obejrzeniu raportu, upewnij się, że masz do tego sposób krok po kroku.
23. Agencje akredytujące - Wymień wszystkie agencje akredytujące, do których należysz, takie jak Better Business Bureau lub Charity Navigator. Zaplanuj dostarczenie im stosu raportów drukowania w celu wyświetlenia.

Pieniądze: szczegóły finansowe

24. Zobowiązanie do przejrzystości - Raportuj dokładnie i spraw, aby dane finansowe były łatwe do odczytania. Użyj wykresu kołowego z łatwym do odczytania kluczem, aby uzyskać ogólne podsumowanie finansowe i daj ludziom znać, gdzie mogą uzyskać dostęp do poprzednich raportów rocznych lub lat 90. Pokaż, jaką część budżetu przeznacza się na administrację, a ile na koszty programu.
25. Wykresy - Użyj wykresów, aby zrównać liczby z faktami w czasie rzeczywistym. Większość ludzi przegląda roczne raporty, więc podkreśl wszystko, co ma większe znaczenie. Dla ludzi, którzy chcą się przez to przebić, upewnij się, że Twój podział działań, zysków i innych dochodów jest jasny. Pokaz slajdów to doskonały format do wyświetlania wykresów i wykresów.
26. Wpływ na finanse - Wyjaśnij wpływ i sposób zmiany życia. Powinieneś mieć tutaj kilka punktów i grafik z łatwymi do odczytania numerami, prostą grafiką i zdjęciami. Na przykład: „W zeszłym roku 1000 dzieci otrzymało korepetycje, opiekę i pożywne przekąski w ramach naszego programu pozaszkolnego”. Postaraj się uwzględnić 5 kluczowych wyróżnień. Jeśli dodasz więcej, informacje zaczną się gubić. Użyj grafiki, aby zachować atrakcyjność wizualną.
27. Sprawdzanie faktów - Sprawdź i dokładnie sprawdź wszystkie statystyki i cytaty, a także pisownię nazw używanych w raporcie. Zaplanuj kilka faz przeglądu, tak aby wiele osób mogło sprawdzić błędy.

Skoncentruj się na celu: podziękuj współpracownikom i obsadź wizję

28. Zespół - Przedstaw ludzi swoim pracownikom lub zespołowi wykonawczemu w większych organizacjach. Może to być na pasku bocznym obok innych istotnych informacji. W nieformalnym raporcie możesz podzielić się głupimi faktami na temat pracowników. Aby uzyskać bardziej formalne wprowadzenie, udostępnij zdjęcia w głowę i krótką biografię.
29. Zarząd - Uwzględnij nazwiska i role członków zarządu. Zaplanuj danie każdemu członkowi zarządu stos wydrukowanych raportów, aby podzielić się nimi ze znajomymi. Nie zapomnij podziękować zarządowi za ich usługi i wiele sposobów, w jakie wnoszą wkład w ogólną organizację.
30. Wyróżnienie dawcy - Niektóre duże organizacje non-profit lubią wyróżniać głównych współpracowników. Możesz je wymienić na pasku bocznym lub mieć pola „Donor Spotlight” zawierające krótkie historie.
31. Podziękowania - Rozważ dołączenie podziękowań od członków zespołu na wszystkich poziomach: dyrektorów, redaktorów, zarządu, administracji. Dodaje to inny element osobisty, pomagający wzmocnić więź między dawcami a personelem.
32. Szczere zdjęcia - Zastanów się nad dołączeniem zabawnych zdjęć zza kulis lub szczerych zdjęć. Pomaga to dawcom lepiej Cię zrozumieć i poznać oraz poczuć się bardziej zaangażowanym. Obrazy te mogą pełnić funkcję postów w mediach społecznościowych do promocji raportów.
33. Wizja przyszłości - Większość raportów rocznych zwraca uwagę na to, co wydarzyło się w minionym roku, ale rozważ także przedstawienie swojej wizji na następny rok, trzy lata lub pięć lat. Daje to ważny powód, dla którego darczyńcy nadal inwestują w organizację.

Daj znać: jak promować

34. Dopasuj do formatu - Dostosuj plan promocji na podstawie formatu raportu. Na przykład, jeśli odsłaniasz konkretną stronę internetową lub nową sekcję witryny z informacjami o raporcie, będziesz chciał ją przetestować i rozwiązać błędy przed upublicznieniem. Kiedy będzie gotowe, wyślij e-mail do swoich darczyńców z odpowiednim linkiem lub podglądem, aby zachęcić ich do kliknięcia i przeczytania więcej. Jeśli tworzysz wydruk, zaplanuj, aby był dostępny w formacie PDF i w postaci papierowej. Plik PDF powinien być również dostępny do przeglądania i pobierania w Twojej witrynie internetowej. Kopie papierowe mogą być w formie broszury, broszury lub plakatu.
35. Opakowanie - Wysyłaj roczne raporty do każdego darczyńcy z listem z podziękowaniami. Jeśli wysyłasz wersję papierową, rozważ oryginalne opakowanie / przesyłkę, która jest unikalna dla Twojej organizacji non-profit. Zastanów się również, do kogo ją wysyłasz. Wielu młodszych dawców woli kopie elektroniczne, a starsi - wersje papierowe. Nie zawsze tak jest, dlatego ważne jest, aby znać swoich dawców i ich preferencje.
36. Treści w mediach społecznościowych - Na początku harmonogramu projektu rozważ napisanie treści w mediach społecznościowych dla kanałów, których będziesz używać do promowania raportu.
37. Zaplanuj wydarzenie - Połącz publikację raportu rocznego z wydarzeniem, które Twoja organizacja już organizuje, takim jak kolacja z okazji uroczystości wolontariatu lub firmowa impreza rocznicowa. Nie masz nadchodzącego wydarzenia? Zaplanuj jedno i ciesz się ciężką pracą wykonaną przez Twoją organizację w tym roku. Upewnij się, że członkowie twojego zarządu zobaczą raport przed tym wydarzeniem, aby mogli się do niego odwołać podczas rozmowy z personelem i wolontariuszami.
38. Dostarcz ręcznie - Jeśli to możliwe, dostarczaj ręcznie papierowe raporty roczne. Dodaje osobisty charakter i daje ofiarodawcom możliwość zaangażowania się i zadawania pytań.
39. Połączenie konferencyjne - Niektóre organizacje non-profit odkładają wszystkie formalne raporty na ogólnokrajową telekonferencję, podczas której dyrektor generalny lub dyrektor wykonawczy prowadzi dyskusję z interesariuszami i darczyńcami na temat postępów i wpływu ostatniego roku. Zapewnia to osobistą dyskusję, opcję pytań i odpowiedzi oraz informacje w czasie rzeczywistym.
40. Interaktywne multimedia - Oprócz opcji cyfrowych niektóre organizacje non-profit tworzą interaktywne strony internetowe na potrzeby swoich raportów rocznych, które ładują statystyki w czasie rzeczywistym lub zawierają animacje do infografik. Wysyłaj linki do obecnych i potencjalnych darczyńców i umieszczaj je w postach w mediach społecznościowych. Zdobądź trakcję w swojej społeczności, wysyłając raport do lokalnych mediów.

Ty i Twoi pracownicy będziecie cieszyć się tworzeniem raportu rocznego, pamiętając i świętując miniony rok. Powinno być zachęcające dla pracowników, darczyńców i wolontariuszy, aby dostrzegli ich wpływ i służyli jako narzędzie do napędzania Twojej organizacji do przodu. Pamiętaj, że stanie się on również cennym źródłem do rozwijania nowych partnerstw. Ciesz się, jak pamiętasz i świętuj!

Andrea Johnson jest rodowitym Teksańczykiem, obecnie mieszkającym w Charlotte w Północnej Karolinie z mężem i dwiema córkami. Lubi biegać, fotografować i dobrą czekoladę.

DesktopLinuxAtHome ułatwia organizowanie organizacji non-profit.